Veranstaltungs- und Teilnehmendenmanagement

Gegenstand der Vergabe ist die organisatorische Durchführung des internationalen Workshops sowie das Teilnehmendenmanagement. Zielgruppe der Veranstaltung sind die Akteurinnen und Akteure der etwa 22 beteiligten Kommunen, davon 11 aus Deutschland und 11 aus afrikanischen sowie lateinamerikanischen Ländern. Die Veranstaltung wird in enger Abstimmung mit den zuständigen Mitarbeitenden der SKEW organisiert und gemeinsam mit der SKEW durchgeführt. Für Einzelheiten zur ausgeschriebenen Leistung wird auf die ausführliche Leistungsbeschreibung in den Vergabeunterlagen verwiesen.

LEBENSLÄUFE der mit den Aufgaben zu betrauenden Projektleitung und Mitarbeitenden, aus denen folgendes hervorgeht (diese Anforderungen gelten nicht für eventuell einzusetzende Hostessen und Hostessinnen):

• mindestens zweijährige Erfahrung aller einzusetzenden Mitarbeitenden im Veranstaltungs- und Teilnehmendenmanagement (nachgewiesen durch Angaben im Lebenslauf)
• sehr gute Kenntnisse (Niveau B1) aller einzusetzenden Mitarbeitenden in Deutsch und mindestens einer der folgenden Sprachen: Englisch, Spanisch und Französisch (nachgewiesen durch Angaben im Lebenslauf). Insgesamt müssen alle vier Sprachen (Deutsch, Englisch, Französisch und Spanisch) von den eingesetzten Mitarbeitenden mit dem geforderten Sprachniveau (B1) abgedeckt werden.
• mindestens fünfjährige Erfahrung der Projektleitung im Management von Veranstaltungen ähnlicher Größenordnung (80 Teilnehmende) und mit internationalen Teilnehmenden (nachgewiesen durch konkrete Auflistung entsprechender Berufserfahrung im Lebenslauf) und davon mindestens dreijährige Erfahrung als Projektleitung.

REFERENZEN (mindestens drei) zu vergleichbaren Projekten (unter Angabe des Auftraggebers, des Zeitraums der Leistungserbringung und einer kurzen Beschreibung des Projektes) laut beigefügter Referenzliste aus den letzten fünf Jahren des/der Auftragnehmenden.

• Es können ausschließlich Referenzprojekte berücksichtigt werden, an denen mindestens eine/r der im Angebot vorgesehen Mitarbeiter/innen beteiligt war.
• Mindestens eine der Referenzen muss sich dabei auf Veranstaltungen unter Beteiligung von kommunalen Akteuren beziehen.
• Mindestens zwei der Referenzen müssen sich auf internationale Veranstaltungen mit mindestens 80 Teilnehmenden beziehen.

Das Angebot ist ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform „Deutsches Vergabeportal“ einzureichen. Über den unten angeführten Link erhalten die Bieter Zugang zum „Projektraum“ der vorliegenden Ausschreibung. Die Übermittlung des Angebots erfolgt unter dem Menüpunkt „Angebote“ mittels des von der Vergabeplattform kostenfrei zur Verfügung gestellten Bietertools. Angebote, die in anderer Form übermittelt werden (etwa per E-Mail, per Post oder über den Menüpunkt „Kommunikation“ des Projektraums), werden nicht berücksichtigt.

Zur Vergabeplattform: Deutsches Vergabeportal